Términos y Condiciones de HRecords

1. Generalidades

Las relaciones contractuales con HRecords se regirán exclusivamente por los siguientes Términos y Condiciones y constituyen un contrato con cualquier persona que navegue, desee acceder y/o usar la Plataforma, App o los Servicios de HRecords, debiendo sujetarse a ellos.

Cualquier persona que no acepte estos Términos y Condiciones, los cuales tienen un carácter obligatorio y vinculante, deberá abstenerse de navegar o utilizar la Plataforma y/o los Servicios.

No está permitido el uso de los Servicios por personas incapaces ni menores de dieciocho años.

Los Términos y Condiciones hacen referencia a la Política de Privacidad que son parte integrante de los mismos.

2. Intervinientes y definiciones

• "HRecords": el que entrega los Servicios.
• "App": aplicación móvil para iOS o Android que HRecords provee al Usuario Profesional.
• "Clave" o "Clave de Ingreso": contraseña de seguridad personal del Usuario Profesional para acceder a su Cuenta.
• "Usuario Profesional": tercero, profesional de la salud, quien lleva a cabo una actividad por la que brinda servicios de atención médica a los Pacientes según su especialidad, y utiliza los Servicios de HRecords.
• "Cuenta": acceso exclusivo del Usuario Profesional a la Plataforma, en la cual podrá gestionar la prestación de los Servicios otorgados por HRecords.
• "Plan": el ofrecido por HRecords al Usuario Profesional en la Plataforma.
• "Plataforma": sitio web www.hrecords.cl y las Apps móviles.
• "Servicios del Usuario Profesional": actividad de servicios de salud que el Usuario Profesional realiza, en su carácter de profesional de la salud, en forma habitual y profesional, con los Pacientes.
• "Servicios": las prestaciones asociadas al Plan otorgadas por HRecords al Usuario Profesional.
• "Tarifa": precio del plan contratado por el Usuario Profesional a HRecords.
• "Paciente": persona que recibe atención de salud por parte del Usuario Profesional y cuyos datos son ingresados en la Plataforma.

3. Servicios de HRecords

HRecords comercializa y pone a disposición de los Usuarios Profesionales sus Servicios a través de la Plataforma. Los Usuarios Profesionales podrán contratar los Servicios a través de la Plataforma, mediante el pago de la Tarifa; por su parte, HRecords se obliga a poner a disposición la Plataforma durante el plazo de la contratación.

El Servicio consiste en poner a disposición del Usuario Profesional un software como servicio, por el cual el Usuario Profesional podrá realizar la gestión de su práctica clínica, incluyendo la gestión de fichas clínicas electrónicas, datos de pacientes, historial médico, emisión de recetas (para profesionales habilitados), gestión de consentimientos informados, entre otras funcionalidades.

3.1. Características del software:

• Almacenamiento seguro y privado de toda la información que cada Usuario Profesional ingresa a la Plataforma, bajo estándares HIPAA y SOC2 Type 2.
• Registro y almacenamiento de evoluciones clínicas con capacidad de edición limitada y conservación permanente del historial.
• Acceso a módulo de recetas médicas para profesionales habilitados verificados en la Superintendencia de Salud.
• Gestión de consentimientos informados con registros permanentes.
• Almacenamiento de documentos e imágenes médicas.
• Acceso a la información clínica desde cualquier dispositivo con conexión a Internet.

3.2. Sistema de registro de pacientes:

• Registro completo de datos personales y clínicos de los pacientes.
• Historial de consultas y evoluciones médicas.
• Registro de antecedentes, alergias y medicamentos.
• Generación de informes clínicos.

3.3. Gestión clínica:

• Ficha clínica electrónica personalizable según especialidad.
• Emisión de recetas médicas para profesionales habilitados.
• Gestión de documentos clínicos y consentimientos informados.
• Almacenamiento de exámenes e imágenes médicas.

4. Condiciones para acceder a los Servicios de HRecords

4.1. Condiciones técnicas.

Sin perjuicio de las condiciones de funcionamiento de la Plataforma y de los Servicios de HRecords, es requisito del Usuario Profesional contar con las condiciones técnicas mínimas para su uso, las que consisten en contar con un computador u otro equipo con un sistema operativo, un software de navegación por Internet, conexión a Internet y cualquier otra que sea necesaria para el correcto uso de un software proporcionado a través de Internet. HRecords no se responsabiliza por las carencias de licenciamiento del Usuario Profesional en sus computadores, así como tampoco de las deficiencias en la red de internet, las que no son imputables a HRecords.

4.2. Acceso a la Plataforma.

La prestación de los Servicios de HRecords exige la previa suscripción o registro del Usuario Profesional en la Plataforma. El Usuario Profesional deberá complementar sus datos personales y profesionales: nombre completo, RUT, email, teléfono, especialidad, número de registro profesional y Clave de Ingreso, creando una Cuenta.

Sólo podrán tener acceso a la Cuenta aquellos Usuarios Profesionales que (i) estén debidamente registrados en la Plataforma; (ii) que hayan sido verificados como profesionales de la salud cuando corresponda; y (iii) que no hayan sido suspendidos o inhabilitados, temporal o definitivamente.

El Usuario Profesional accederá a su Cuenta mediante el ingreso de su dirección de correo electrónico (e-mail) y su Clave de Ingreso. El Usuario Profesional se obliga a mantener la confidencialidad de todas sus Claves de Ingreso. En virtud de ello, el Usuario Profesional será el único y exclusivo responsable por todas las operaciones efectuadas en la Plataforma con sus credenciales de acceso.

4.3. Información del Usuario Profesional.

La Información del Usuario Profesional debe contener datos válidos e información exacta, precisa y veraz. El Usuario Profesional se obliga a actualizar su Información conforme resulte necesario. De acuerdo con lo anterior, HRecords NO se responsabilizará por la veracidad de la Información entregada. El Usuario Profesional garantiza y responde, en cualquier caso, de la veracidad, exactitud, integridad, vigencia y autenticidad de la Información, eximiendo de toda responsabilidad a HRecords de los perjuicios que pudieran derivar del incumplimiento de la obligación antes descrita.

HRecords se reserva el derecho de solicitar comprobantes y/o antecedentes adicionales a efectos de corroborar la Información entregada por el Usuario Profesional, pero no asume la obligación de hacerlo.

HRecords se reserva el derecho de rechazar una solicitud de registro o de cancelar o suspender, temporal o definitivamente una Cuenta, en caso de detectar datos falsos, incongruencias o inconsistencias en la Información provista por el Usuario Profesional o en caso de detectar actividades sospechosas, sin que tal decisión genere para el Usuario Profesional derechos de indemnización de ningún tipo.

5. Plan y forma de pago

HRecords ofrece a los Usuarios Profesionales un Plan de suscripción mensual con un valor de $9.990 pesos chilenos (nueve mil novecientos noventa pesos chilenos).

El pago de la suscripción mensual se puede realizar mediante WebPay (tarjeta de crédito o débito) o transferencia electrónica bancaria.

El Usuario Profesional deberá indicar los datos necesarios y veraces para la correcta facturación y tratamiento tributario que corresponda, liberando a HRecords de las responsabilidades por la inexactitud en la entrega de la información.

Todos los gastos en que se incurra para la realización del pago o derivados de su cancelación serán a cargo del correspondiente Usuario Profesional.

HRecords se encuentra facultado para realizar cualquier cambio en el Plan o Tarifa con aviso previo de 30 días mediante correo electrónico enviado a la casilla informada por el Usuario Profesional; en cuyo caso el Usuario Profesional podrá poner término a los Servicios, mediante comunicación escrita a HRecords.

El Usuario Profesional es el único obligado de pagar cualquier tipo de impuesto derivado del uso de la Plataforma y/o la prestación de sus servicios a los Pacientes.

6. Responsabilidades del Usuario Profesional

El Usuario Profesional asume las siguientes obligaciones y responsabilidades:

• Pagar el valor del Plan a su fecha de vencimiento.
• Contar con las autorizaciones, habilitaciones, y títulos profesionales que sean requeridos para prestar los Servicios del Usuario Profesional, de acuerdo con la legislación vigente.
• Asegurar la exactitud, veracidad y completitud de la información ingresada sobre sus Pacientes en la Plataforma.
• Obtener el consentimiento informado de sus Pacientes para el registro y almacenamiento electrónico de sus datos clínicos.
• Mantener la confidencialidad de su Cuenta y contraseñas, siendo responsable de toda actividad realizada con sus credenciales.
• Realizar un uso adecuado de las funcionalidades de la Plataforma, especialmente aquellas relacionadas con la emisión de recetas médicas, respetando la normativa aplicable.
• Respetar la integridad de las evoluciones clínicas y documentos generados, entendiendo que la Plataforma no permite la eliminación de registros clínicos una vez ingresados por motivos legales y de trazabilidad.
• Informar a los Pacientes que sus datos serán gestionados mediante la Plataforma de HRecords, la cual cumple con estándares de seguridad HIPAA y SOC2 Type 2.
• Verificar y dar cumplimiento a la normativa aplicable respecto de los Servicios que contrata con HRecords, incluyendo aquéllas regulaciones relativas a expediente clínico electrónico y telemedicina.

Asimismo, se deja expresamente establecido que el Usuario Profesional es el responsable del tratamiento de los datos personales y clínicos de sus Pacientes, actuando HRecords únicamente como encargado del tratamiento. El Usuario Profesional es responsable de cumplir con todas las obligaciones que emanan de la respectiva normativa aplicable a la protección de datos personales y datos sensibles de sus Pacientes. El Usuario Profesional se obliga a indemnizar a HRecords de cualquier daño o perjuicio que ésta sufra como consecuencia de cualquier incumplimiento por parte del Usuario Profesional.

7. Responsabilidad de HRecords por los Servicios

HRecords asume las siguientes obligaciones y limita su responsabilidad conforme lo siguiente:

• HRecords asume el compromiso de mantener la Plataforma disponible un 99.5% del tiempo, medido mensualmente. Sin embargo, en caso de mantenciones y actualizaciones necesarias o en caso de que la Plataforma de Hosting de HRecords presente problemas, la Plataforma podrá ser suspendida por el periodo de tiempo necesario para asegurar el correcto funcionamiento de ésta, sin que resulte en incumplimiento del compromiso de disponibilidad anterior.
• HRecords se compromete a implementar medidas de seguridad conformes a los estándares HIPAA y SOC2 Type 2 para proteger la información almacenada en la Plataforma.
• HRecords se compromete a almacenar los datos de los Pacientes por un período mínimo de 5 años, conforme lo exige la normativa sanitaria aplicable.
• En ningún caso HRecords es el encargado de prestar ni se hace responsable por los Servicios del Usuario Profesional. HRecords no responde por los servicios médicos o de salud ofrecidos o prestados, de su calidad o puntualidad, lo cual dependen únicamente del Usuario Profesional, sin que HRecords intervenga directa o indirectamente en su prestación.
• HRecords no responderá en caso de uso incorrecto de la Plataforma por parte del Usuario Profesional, ni del computador, dispositivo móvil o similar, ni en caso de error o excesiva demora en la transmisión de los datos por parte del servidor de Internet.
• HRecords no se responsabiliza por información vertida por parte del Usuario Profesional o por errores en el ingreso de datos clínicos.
• HRecords no asume responsabilidad alguna por el uso que haga el Usuario Profesional de sus Servicios, su Plataforma, los datos personales de los Pacientes, o cualquier otra consecuencia jurídica derivada de los actos u omisiones del Usuario Profesional.

8. Suspensión y cancelación de la cuenta

Si el Usuario Profesional no realiza el pago de la Tarifa, podrá seguir accediendo a la Plataforma en modo de solo lectura durante un período de 30 días. Durante este período, el Usuario Profesional podrá recopilar y exportar los datos de sus Pacientes. Pasados los 30 días de impago, se bloqueará completamente el acceso a la Cuenta.

Los datos almacenados en la Plataforma se conservarán por un período mínimo de 5 años, de acuerdo con la normativa aplicable, incluso después de la cancelación de la Cuenta. Transcurrido este período, los datos podrán ser eliminados de forma definitiva.

En caso de requerimiento judicial, HRecords podrá entregar los datos almacenados en la Plataforma a las autoridades correspondientes, dentro del período en que estos se encuentren almacenados en la base de datos de HRecords.

HRecords no ofrece reembolsos por cancelaciones anticipadas del servicio. Una vez realizado el pago de la Tarifa mensual, este no será devuelto aunque el Usuario Profesional decida no utilizar los Servicios o cancelar su Cuenta antes del término del período contratado.

9. Verificación de profesionales

Para acceder a ciertas funcionalidades específicas de la Plataforma, como la emisión de recetas médicas, HRecords realizará una verificación de la habilitación profesional del Usuario Profesional en la Superintendencia de Salud de Chile.

Solo los profesionales verificados como médicos y odontólogos con registro activo en la Superintendencia de Salud tendrán acceso al módulo de emisión de recetas médicas electrónicas.

Otros profesionales de la salud, como kinesiólogos, psicólogos, nutricionistas, entre otros, podrán utilizar todas las demás funcionalidades de la Plataforma excepto aquellas que requieran habilitación específica según la normativa vigente.

10. Integridad de los registros clínicos

La Plataforma ha sido diseñada para garantizar la integridad y trazabilidad de los registros clínicos en cumplimiento con la normativa aplicable a fichas clínicas electrónicas.

Los Usuarios Profesionales sólo pueden crear y leer las entradas clínicas. Una vez ingresada una evolución clínica, receta médica o consentimiento informado en la Plataforma, estos no podrán ser eliminados.

Esta restricción tiene como objetivo garantizar la integridad del historial clínico, la trazabilidad de los registros y el cumplimiento de las normas legales referentes a la conservación de la información clínica.

El Usuario Profesional entiende y acepta esta limitación como parte esencial de la seguridad y legalidad del servicio ofrecido por HRecords.

11. Prohibiciones

Se prohíbe al Usuario Profesional:

• La utilización de la Plataforma para realizar servicios que: (i) tengan contenido o permitan o realicen cualquier actividad contraria a las disposiciones legales y administrativas, la moral y las buenas costumbres; o (ii) promuevan o tengan contenidos ilícitos o contrarios a la ley.
• Ceder, sub-licenciar, copiar, publicar o distribuir el Servicio; (ii) permitir que ningún tercero utilice el Servicio prestado; (iii) ceder los derechos adquiridos al amparo del Servicio; o (iv) manipular ninguna de las limitaciones técnicas del Servicio, ni descompilar o reconstruir de otra forma el Servicio.
• Utilizar la Plataforma para el ingreso o almacenamiento de información falsa, fraudulenta o que infrinja leyes aplicables.
• Intentar eludir las restricciones de seguridad o acceder a áreas o funcionalidades de la Plataforma para las que no cuenta con autorización.
• Utilizar la Plataforma para almacenar o transmitir virus, gusanos, troyanos u otro código malicioso.
• Compartir sus credenciales de acceso con terceros no autorizados.

12. Vigencia y terminación del contrato

Mediante la aceptación de estos Términos y Condiciones, el Usuario Profesional se obliga a efectuar el pago mensual del Plan contratado hasta que alguna de las partes notifique su término.

Para dar de baja los Servicios, el Usuario Profesional deberá notificarlo a HRecords a través de la Plataforma o enviando un correo electrónico a contacto@hrecords.cl. La baja se hará efectiva al finalizar el período mensual en curso.

HRecords podrá dar por terminado este Contrato sin previo aviso en caso de que el Usuario Profesional: (a) haya incumplido estos Términos y Condiciones, (b) proporcione cualquier información falsa, incompleta, inexacta o engañosa, (c) realice cualquier actividad fraudulenta o ilegal, o (d) haya sospecha fundada de que el Usuario Profesional realiza dicha actividad. En cualquier caso, HRecords se reserva el derecho de reclamar los daños y perjuicios que tal incumplimiento le haya causado.

La terminación de este Contrato no liberará al Usuario Profesional de ninguna obligación de pago en favor de HRecords derivado de contraprestaciones o cualesquiera otros cargos devengados, pero no pagados. HRecords se reserva las acciones legales que sean procedentes al objeto de hacer efectivas las responsabilidades o cobros que sean pertinentes.

HRecords no será responsable de ninguna compensación, reembolso ni daño derivado de cualquier suspensión o terminación de los Servicios.

Tras la finalización del contrato, HRecords mantendrá los datos almacenados conforme lo dispuesto en la sección 8 de estos Términos y Condiciones.

13. Propiedad Intelectual

El Software, los contenidos de las pantallas relativas a los servicios de HRecords, como así también los programas, bases de datos, redes y archivos son de propiedad de HRecords y están protegidas por las leyes y los tratados internacionales de derecho de autor, marcas, patentes, modelos y diseños industriales. El uso indebido y la reproducción total o parcial de dichos contenidos quedan prohibidos, salvo autorización expresa y por escrito de HRecords.

Finalmente, y una vez terminado el vínculo determinado por los presentes Términos y Condiciones, el Usuario Profesional deberá interrumpir inmediatamente cualquier uso del nombre, logotipo, marcas comerciales, nombres comerciales, marcas de servicio, nombres de servicio o lemas y otras marcas de HRecords, así como el uso de la Plataforma.

14. Varios

14.1. Seguridad de la Información.

El Usuario Profesional se obliga con HRecords a evitar la transmisión de datos dañinos, inexactos o incompletos, y en general a cualquier transmisión que pudiera representar una amenaza para la seguridad de los sistemas, servicios, equipos, procesos o Propiedad Intelectual de HRecords o de terceros, así como también que pudiera infringir la legislación vigente. De este modo y en caso de configurarse lo anterior, HRecords le enviará al Usuario Profesional una notificación de esta situación, debiendo el Usuario Profesional hacer todas las gestiones y a la brevedad posible, para resolver dicha contingencia. Si HRecords determina razonablemente que dicha contingencia representa una amenaza de seguridad real o inminente, HRecords puede suspender inmediatamente la Cuenta afectada hasta que se resuelva la amenaza.

14.2. Veracidad de datos y Facturación.

Mediante la aceptación de estos Términos y Condiciones, el Usuario Profesional declara que todos los datos entregados son verídicos. Asimismo, el Usuario Profesional acepta que los datos entregados sean utilizados para recibir facturas de parte de HRecords por el servicio entregado, aceptando recibir la facturación mensual a su nombre, durante el periodo que duren los Servicios.

14.3. Modificaciones a los Términos y Condiciones.

HRecords puede modificar estos Términos y Condiciones en cualquier momento. Los cambios serán notificados a través de la Plataforma, y/o a través de correos electrónicos al Usuario Profesional con 30 días de anticipación a que el cambio entre en vigor. Si el Usuario Profesional continúa utilizando los Servicios y la Plataforma luego del plazo mencionado, se considera que ha aceptado las modificaciones. El Usuario Profesional que no acepte las modificaciones podrá dar de baja su Cuenta.

14.4. Notificaciones y comentarios al Servicio.

HRecords efectuará las notificaciones al Usuario Profesional al correo electrónico registrado en la Cuenta. Se considerará que la notificación ha sido recibida por el Usuario Profesional inmediatamente después de enviado el correo electrónico. El Usuario Profesional enviará a HRecords cualquier notificación por correo electrónico a contacto@hrecords.cl.

Si el Usuario Profesional (i) desea informar errores en el Servicio mediante una queja, o (ii) considera que se ha cometido un error, deberá notificar a HRecords sin demora, contactando a través de la línea indicada en la Plataforma o al correo contacto@hrecords.cl.

14.5. Cesión.

Los derechos u obligaciones del Usuario Profesional no podrán ser cedidos o transmitidos de manera alguna, sin el previo consentimiento por escrito de HRecords.

HRecords tendrá el derecho de ceder cualquiera de sus derechos y obligaciones bajo este Contrato sin requerir autorización ni notificación previa del Usuario Profesional.

14.6. Divisibilidad.

En caso de que cualquier disposición de los presentes Términos y Condiciones, o la aplicación de la misma, por cualquier motivo sea considerada por cualquier organismo público como inválida o inejecutable, dicha disposición deberá ser modificada o interpretada, con el propósito de reflejar el objeto de la contratación. Todas las demás disposiciones se mantendrán en pleno vigor y efecto.

14.7. Acuerdo total.

Los Términos y Condiciones constituyen el acuerdo integral y entendimiento final entre las partes respecto de los Servicios a ser prestados por HRecords. Las partes manifiestan que en la celebración de este contrato no ha mediado ni existe dolo, mala fe, error, lesión o cualquier otro vicio del consentimiento que pudiera invalidarlo total o parcialmente, ya que mutuamente han convenido sobre su objeto, Tarifas y sus cláusulas.

14.8. Jurisdicción.

Este acuerdo estará regido en todos sus puntos por las leyes vigentes en Chile. Las Partes expresamente someten cualquier controversia derivada del presente acuerdo, su interpretación, duración, validez o ejecución a la jurisdicción de los Tribunales competentes de Santiago de Chile, caso en el cual las partes han renunciado a cualquier jurisdicción que pudiere corresponderles en virtud de su domicilio presente o futuro, o por cualquier otra causa.